Klubbhåndbok
Håndboka svarer på de viktigste spørsmålene om klubben, og er et arbeidsverktøy for medlemmer, utøvere, foreldre, styret, trenere og dommere.
Godkjent av styret 12. november 2025
Klubbhåndboka er laget av styret og gjengitt her i sin helhet. Originalen kan lastes ned som PDF.
Klubbhåndboka skal svare på de viktigste spørsmålene om klubben. Håndboken skal sikre kontinuitet og forutsigbarhet i klubbens arbeid.
Håndboka er et arbeidsverktøy for alle medlemmer, utøvere, foreldre, styret, komiteer, utvalg, ansatte, trenere og dommere i klubben vår.
Klubbhåndboka er laget av styret.
Sandefjord Svømmeklubb ble dannet i 1974 med Wenche Thorsen som primus motor. Til da hadde klubben eksistert som Varden Svømmeklubb.
Fra 1974 til 1982 hadde klubben sin hovedvirksomhet på Varden ungdomsskole, men i forbindelse med åpningen av Sandefjord svømmehall i Bugården flyttet klubben sin virksomhet hit. Svømmehallen er bygd blant annet ved hjelp av tippemidler, og hallen er registrert i anleggsregisteret.no.
Klubben har administrativt tilholdssted på Idrettens Hus, Bugården, Sandefjord.
Sandefjord Svømmeklubb skal være et naturlig sentrum for svømmesporten i Vestfold og tilby et bredt sportslig tilbud i et godt sosialt miljø.
Sandefjord Svømmeklubb utvikler utøvere i vann i et bredde- og eliteperspektiv i et livslangt forløp.
Sandefjord Svømmeklubb skal ha et tilbud for alle nivåer for alle utøvere, med vekt på mestring og mestringsglede i et inkluderende miljø.
For å oppnå Sandefjord Svømmeklubbs visjon i tråd med virksomhetsideen har Sandefjord Svømmeklubb definert følgende mål.
En fortsatt effektiv drift og økonomisk solid klubb som legger til rette for frivillig innsats fra medlemmene. Styret skal sikre engasjement og involvere klubbens medlemmer.
Det arbeides mot fortsatt vekst i svømmeskolen og økning i andelen som går fra grunnleggende svømmetrening til svømmeklubbens øvrige tilbud. Det skal aktivt arbeides for å beholde utøvere som ikke ønsker å være aktive svømmere, ved andre tilbud og som instruktører.
Ambisjon: Klubben skal ha topp og bredde i aktivitet i vann uavhengig av funksjonsnivå. Klubben erkjenner at topp- og breddesatsingene er avhengige av hverandre.
Styret velges av årsmøtet. Det sittende styret:
Mette Louvise Løken
Styreleder · leder sportslig utvalg
Goran Dragojevic
Nestleder · sportslig utvalg · materiell
Berit Cecilie Bergene Finstad
Økonomiansvarlig · sportslig utvalg · medlemsansvarlig
Andrzej Wegierski
Ansvarlig hjemmeside og IT · medlemsansvarlig
Tori Egeberg
Stevneansvarlig · barneidrettsansvarlig
Morten Stakkestad Flaten
Politiattestansvarlig · klubbtøyansvarlig
Charlotte Huslende Oustorp
Vara · ansvar for Trygg i vann
Thomas Bjørge
Vara · politiattestansvarlig
Årsmøtet er klubbens høyeste myndighet og avholdes hvert år i februar eller mars. Årsmøtets oppgaver er nærmere beskrevet i klubbens lov.
For å ha stemmerett og være valgbar må et medlem ha fylt 15 år, vært medlem i klubben i minst én måned og ha betalt kontingent.
Innkalling til årsmøtet annonseres i Spond.
Årsmøtet legger grunnlaget for klubbens virksomhet og styrets arbeid. Alle som ønsker å være med på å bestemme hva klubben skal gjøre og hvordan den skal drives, bør delta på årsmøtet. Protokollen fra årsmøtet legges ut på klubbens hjemmeside. Mer om årsmøtet står i lovnorm for idrettslag, §§ 13, 14, 15, 16 og 17.
Sandefjord Svømmeklubb har en lov basert på «lovnorm for idrettslag».
Styret er klubbens myndighet mellom årsmøtene. Styremedlemmene velges for 1–2 år av gangen.
Noen saker kan ikke styrebehandles, men må behandles av årsmøtet. Det gjelder saker som fremgår av «Årsmøtets oppgaver» (ref. lovnorm for idrettslag § 15), og saker som er av ekstraordinær karakter eller av betydelig omfang i forhold til klubbens størrelse og virksomhet. Dersom styret er i tvil, bør saken opp på årsmøtet, eventuelt et ekstraordinært årsmøte.
Styret møtes regelmessig, typisk en gang i måneden. Møtene holdes i Sandefjord Svømmeklubbs kontorlokaler på Idrettens Hus, Sandefjord.
Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede, og vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Styreleder fungerer som møteleder, og ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Styremedlemmene plikter å respektere et styrevedtak, selv om det er fattet mot vedkommendes egen stemme.
Styremøter og enkeltsaker kan behandles per e-post eller per telefonkonferanse, se lovnorm for idrettslag § 10. Det føres referat fra styremøtene, og protokollene legges i Spond.
Medlemmer som ønsker saker behandlet på styremøte, må melde inn saken skriftlig, normalt en uke før styremøtet. Saken vil bli behandlet ved første anledning.
Som en kompensasjon for arbeidet har styrets medlemmer fri tilgang til å svømme på klubbens treninger dersom det er ledig bane.
Sandefjord Svømmeklubb har heltidsansatte, deltidsansatte og ansatte på timebasis. Alle ansatte skal ha en arbeidskontrakt. Lurer du på hvem som jobber med hva, kan du se på stillingsbeskrivelsene under Roller og oppgaver.
De ansatte har personlig avlønning, og lønn for alle ansatte fastsettes av styret. Lønnsplassering skal være i forhold til stillingens ansvar, myndighet, oppgaver, krav og plass i organisasjonen.
Det er fastsatte regler med tilhørende satser for avlønning/refusjon i forbindelse med reiser. Styret er ansvarlig for fastsettelse og regulering av satsene.
Treningsavgiftene til treningspartiene og svømmeskolen fastsettes på bakgrunn av de faktiske kostnadene med aktivitetene.
Når svømmeklubben deltar på stevner med overnatting eller arrangerer treningsleirer, er det kostnader til overnatting, mat og trenere. Klubben sponser deler av denne utgiften, vanligvis mellom 20 og 40 %, avhengig av klubbens økonomi.
Retningslinjer for spons
Dette pleier klubben å sponse
Sandefjord Svømmeklubb har et omfattende tilbud med forskjellige aktiviteter tilpasset alder og ferdigheter.
Kursprogrammet i Trygg i vann (tryggivann.no):
Crawlkurs for voksne.
Svømmerne er delt inn i disse partiene:
I tillegg kommer Masters. I Spond kan du se hvem som er med i hvilke treningsgrupper.
Klubben har tilbud for barn og unge voksne med funksjonsnedsettelse, og plasserer disse i grupper avhengig av alder, funksjonsnedsettelse og svømmeferdigheter. Svømming er en idrett og en aktivitet som de aller fleste kan drive med, uansett funksjonsnedsettelse.
Opprykk mellom partiene skjer 1–2 ganger per år. Det er en rekke kriterier som spiller inn, men trygghet, trivsel, treningsmotivasjon og tekniske ferdigheter er sentralt. Det er hovedtrener i klubben, i samråd med de andre trenerne, som har oversikt og hovedansvar for opprykk mellom de forskjellige partiene.
Man kan gjerne komme med ønsker for sitt eget barn, og dette tas hensyn til så langt det lar seg gjøre ut fra partiets begrensninger med hensyn til antall og trenerkapasitet. Det er likevel ett unntak, og det er opprykk fra B til A/Elite, hvor det er helt bestemte krav til treningsinnsats. Se beskrivelsen under. Det tas alltid en samtale med barnet og foresatte før opprykk.
Rekruttene våre kommer hit fra Trygg i vann-kursene. Det er vannlek og svømming i en balansert forening. Vi reiser på rekruttstevner i Vestfold. Der får barna delta i «uhøytidelig» konkurranse der alle får premie, og det er ingen dommere som diskvalifiserer. Gode opplevelser og svømmemestring er hovedfokus.
Dette partiet har tre svømmeøkter i uka. Her går det over til økt fokus på riktig teknikk, og deltakelse på approberte stevner starter her. På dette partiet starter vi med konkurranser i liten skala. Her arrangeres også en årlig «treningsleir» med overnatting på skole.
Konkurranseparti på et lavere nivå enn Elite/A. B-partiet har seks svømmeøkter i uka, som utgjør ca. 6,5 timer i vannet. I tillegg kommer styrketrening og landtrening. Egentrening er ønskelig i denne fasen, gjerne i kombinasjon med annen idrett. Det er et godt tilbud om konkurranser i dette partiet, samt tilbud om treningsleirer og samlinger tilpasset dette nivået.
Dette er vårt konkurranseparti. Her er det normalt åtte svømmeøkter i uka, som utgjør ca. 13 timer i vannet. I tillegg er det styrketrening og landtrening. Denne gruppen har et målrettet arbeid inn mot konkurranseprestasjoner.
Ved flytting opp til denne gruppen forplikter utøveren seg til å prioritere svømming og konkurranser. Det stilles høyere krav til treningsoppmøte og treningsinnsats, og det er et krav om 80 % oppmøte før opprykk hit. Som følge av denne forpliktelsen får denne treningsgruppen også tilbud om å reise på svømmestevner og treningsleirer som kan stimulere til høyere prestasjonsnivå.
Tilrettelegging for (tidligere) aktive svømmere som ikke ønsker å delta på stevner og leirer, og som ikke har mulighet til å følge opp 7–8 treninger i uka, men som fortsatt vil svømme og være en del av klubben vår.
Sandefjord Svømmeklubb deltar jevnlig på stevner, arrangementer og leirer. Terminlisten med oversikt over aktivitetene legges ut hvert halvår. Terminlisten utarbeides av hovedtrener og godkjennes av styret.
Uapproberte stevner (rekruttstevner) er for svømmere under 9 år som ikke kan delta på approberte stevner. Her er det ingen rangering av resultatene, ingen blir diskvalifisert, og normalt gis det deltakerpremier. Barn kan delta på rekruttstevner fra det året de fyller 8 år.
Approberte stevner må følge lover og regler fra NSF, og stevnet kan kun gjennomføres med autoriserte dommere. Man kan delta på approberte stevner fra det året man fyller 9 år. Er man gammel nok til å delta på approberte stevner, kan man også bli diskvalifisert. Resultatlisten er alfabetisk for deltakere som er 9–10 år.
I landsdels- og nasjonale stevner kan man delta fra det året man fyller 11 år, mens man kan delta i stevner med kvalifiseringskrav fra det året man fyller 13 år, så sant man har klart kvalifiseringskravet. Noen stevner har deltakerkrav.
Sandefjord Svømmeklubb har to hovedarrangementer gjennom året: SaS Open og Fjordsvøm. Dette er viktige stevner for klubben både når det gjelder profilering og økonomi, og det er de to arrangementene hvor de foresatte blir bedt om å bidra med dugnadsinnsats.
Før jul arrangeres juleavslutning, og før sommerferien sommeravslutning. Svømmeklubben deltar i borgertoget i Sandefjord 17. mai.
På alle reiser i regi av klubben skal det utpekes en ansvarlig reiseleder som har overordnet myndighet fra avreise til hjemkomst. Styret bestemmer hvem som skal være reiseledere på reiser til stevner, treningsleirer og konkurranser. Er det overnattingstur i regi av klubben, skal lagleder ha godkjent politiattest.
Når vi er på reise, gjelder egne regler for utøverne. Se «Regler når vi er på tur» under Roller og oppgaver.
Sandefjord Svømmeklubb har et oppdatert årshjul som viser viktige frister for klubben. Det ligger hos Norges idrettsforbund.
Klubben er avhengig av dommere for å kunne arrangere egne stevner og hjelpe andre klubber med dommere. Dommerkorpset består først og fremst av foreldre som ønsker å bidra. Klubben arrangerer kurs ved behov. Forkunnskaper er ikke nødvendig.
Sandefjord Svømmeklubb ønsker å utdanne trenere og instruktører, og legger gjerne til rette for det. Mer om trenerutdanning finner du hos Norges Svømmeforbund.
Klubben krever politiattest av alle ansatte og frivillige over 15 år som skal utføre oppgaver for klubben som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming, altså personer som i klubbens regi skal ha direkte kontakt med disse gruppene.
Det er to viktige overordnede grunner til at norsk idrett har innført en ordning med politiattest:
Trenere må ha gjennomført trenerattest for at en politiattest skal kunne registreres.
Styret har utnevnt en politiattestansvarlig og en vara, og må vite hvilke rutiner de skal bruke for at ordningen fungerer slik den er tenkt.
Den som har en rolle som krever politiattest, må selv søke om attest. Politiattest søkes alltid om hos politiet.
Norges idrettsforbund har en digital tjeneste som forenkler prosessen. I tjenesten kan politiattestansvarlig bekrefte formålet for søkeren digitalt, og ved bruk av Digipost kan politiattesten fremvises digitalt til idrettslaget. Klubben ønsker at alle politiattester registreres digitalt.
En person som ble sjekket da vedkommende ble ansatt eller påtok seg oppdraget, kan i utgangspunktet ikke sjekkes på nytt selv om vedkommende i lengre tid fremover fortsetter å utføre tilsvarende oppgaver for idrettslaget.
Dersom det er gått flere år fra personen ble sjekket, svekkes effekten av politiattesten. Derfor mener NIF at en person som settes til en annen oppgave i idrettslaget som også innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller utviklingshemmede, bør avkreves ny attest.
Påtar personen seg oppgaver for et annet idrettslag, må vedkommende fremvise politiattest. Det samme gjelder dersom personen har vært borte fra idrettslaget i en periode, for eksempel ett år eller en sesong, og igjen påtar seg nye oppgaver for laget.
Klubben og medlemmene er omfattet av idrettens bestemmelser om doping. Klubben tar aktivt avstand fra all bruk av dopingmidler. Sandefjord Svømmeklubb er registrert som et Rent idrettslag.
Sandefjord Svømmeklubb er klar på at barn og unge under 18 år som deltar i organisert aktivitet i regi av klubben, skal møte et trygt idrettsmiljø der det ikke skjer misbruk av rusmidler.
Sandefjord Svømmeklubb informerer medlemmene via Spond. Utøvere og foresatte er selv ansvarlige for å holde seg oppdatert på det som legges ut på Spond.
Alle nye medlemmer i svømmeskolen mottar en bekreftelse og et velkomstbrev på e-post ved påmelding i Trygg i vann.
De ansatte i Sandefjord Svømmeklubb er hovedtrener, svømmeskoleansvarlig, trenere og instruktører. Styret har arbeidsgiveransvar for alle ansatte i klubben, mens leder av sportslig utvalg har personalansvar for hovedtrener og svømmeskoleansvarlig. Hovedtrener har personalansvar for sine trenere, hjelpetrenere og instruktører.
Av dette følger at leder av sportslig utvalg har medarbeidersamtaler med hovedtrener og svømmeskoleansvarlig. Hovedtrener har medarbeidersamtaler med trenere og instruktører. Disse gjennomføres årlig i februar/mars.
Styret er ansvarlig for ansettelser og arbeidskontrakter. Styret avgjør i hver enkelt ansettelsessak hvem som skal involveres i prosessen, og hvem som står for den praktiske gjennomføringen av stegene i prosessen. Ved ansettelse av timebetalte trenere og instruktører kan det avvikes fra rekrutteringsprosessen. Ved rekruttering av fulltidsansatte skal prosessen følges.
Det er styret som har det overordnede ansvaret for klubbens økonomi. Det innebærer at styret har ansvar for at
Styrets oppgaver knyttet til regnskap og økonomi
Alle utøvere med unntak av svømmeskolen og Masters har årlig NSF-lisens, og er forsikret gjennom Norges idrettsforbund. Lisensen gir utøverne rett til å delta på konkurranser, og idrettsskadeforsikring. Det er egen avgift og egne vilkår for barn 9–12 år.
Alle som betaler NSF-lisens, har tilgang til Skadetelefonen: 987 02 033.
Her melder du fra om skader. Skadetelefonen gir også gode råd om skadeforebygging og om hva man bør gjøre ved akutte skader.
Svømmeklubben har en dekkende personal- og skadeforsikring hos Gjensidige Forsikring ASA. Den inkluderer blant annet underslagsforsikring, som skal sikre klubben mot økonomiske tap ved økonomisk utroskap, og ulykkesforsikring for alle medlemmer under dugnader, arrangementer, trening og lignende i regi av klubben.
I Sandefjord Svømmeklubb ønsker vi å bruke bilder av alle utøvere for å vise frem samhold, glede og resultater. Vi respekterer at ikke alle vil ha bilder av seg selv eller barna på nett, og klubben ber derfor alle foresatte med barn under 15 år om å fylle ut et samtykkeskjema for bildepublisering.
Skjemaet finnes hos trenerne i svømmehallen og oppbevares av styreleder. Det ligger også tilgjengelig under filer i Spond.
I Sandefjord Svømmeklubb tar vi risikoen ved idretten på alvor. Det er utviklet en egen HMS-plan med tilhørende avviksskjema. Dette skal brukes ved hendelser på trening og under konkurranser. Kopier av avviksskjemaet skal ligge tilgjengelig for trenere.
Styret skal alltid informeres ved skader på trenere eller utøvere. Styret er ansvarlig for at forhold det varsles om, følges opp.
Sandefjord Svømmeklubb har fått tildelt bassengtid til trening og kursvirksomhet i Sandefjord svømmehall av Sandefjord kommune. Det er kommunen som eier anleggene og har ansvaret for vedlikeholdet av dem.
Sandefjord Svømmeklubb eier tidtakerutstyr sammen med Tønsberg og Horten svømmeklubber, som benyttes på egne stevner. Utstyret skal i utgangspunktet ikke leies ut til tredjeparter. Utstyret er svært kostbart, og det er forbundet med risiko når det er ute av sameiets kontroll.
Klubbansvarlig for utstyr skal påse at utstyret til enhver tid er i orden, fritt for skader og klart til bruk. Den ansvarlige skal bistå ved ut- og innlevering av utstyret og være en støttefunksjon for tidtakingsgruppen ved behov.
Utøverne plikter selv å anskaffe utstyret som benyttes på treningene. Dette avtales med trenere og instruktører.
Det er ønskelig at utøvere og foresatte bruker klubbtøy på arrangementer, for å profilere klubben og skape samhold. Mer informasjon om bestilling av utstyr og klubbtøy finner du i Spond.
Sjekk at vi har
Dommeransvarlig sørger for å utdanne nye dommere jevnlig, og er ansvarlig for at det er tilstrekkelig med dommere på egne stevner.
Svømmeskoleansvarlig har ansvaret for svømmeskolen, og skal sikre at opplæringen i klubben gjennomføres i tråd med de prinsippene NSF har lagt til grunn i Norges Svømmeskole.
Svømmeskoleansvarlig har ansvar for å
Instruktørene har egen informasjon om sine oppgaver på inst.tryggivann.no.
Valgkomiteen er en uavhengig og selvstendig komité. Dette er Sandefjord Svømmeklubbs viktigste komité for å sikre at de riktige personene velges til å styre klubben. Valgkomiteen skal ha en dialog med styret under prosessen. Det er viktig at valgkomiteens medlemmer setter seg inn i idrettslagets lover.
Det er viktig at valgkomiteen starter arbeidet i god tid, og at alle kandidater er forespurt og har akseptert i god tid før årsmøtet. Komiteens innstilling skal foreligge sammen med de andre saksdokumentene én uke før årsmøtet.
Hva lovnorm for idrettslag og NIFs lov sier om årsmøte og valg
Det å være lagleder er noe alle kan bidra med. Funksjonen er ment som en støtte til trenerne, slik at de kan fokusere på det sportslige.
Lagleder har ikke ansvaret for oppmøte til øvelsene. Det er den enkelte utøvers og treners ansvar. Lagleder har heller ikke noe ansvar for medisinsk hjelp. I konkurransehaller er det hallen eller stevnearrangøren som har hovedansvaret for medisinsk hjelp.
Lagleders oppgaver ved stevner
En egen sjekkliste for lagledere ligger i Spond.
På alle reiser i regi av klubben skal det utpekes en ansvarlig reiseleder/lagleder. Styret bestemmer i samarbeid med trenerne hvem som skal være reiseledere. Settes det opp flere reiseledere, blir de enige seg imellom om fordelingen av arbeidsoppgavene.
Reiseleder skal bistå trenerne og følge deres instruks, og påse at utøverne også gjør det.
For å ivareta sikkerheten har vi satt opp en del punkter som laglederne skal ta ansvar for når vi er på tur. Merk at reiseleder/lagleder som reiser med klubben på overnattingstur, må ha gyldig politiattest. Politiattestansvarlig i styret kan hjelpe med dette.
Foruten det sportslige er det et mål for alle turer i klubbens regi at alle utøverne kommer hjem med en positiv opplevelse. Reiselederne kan i stor grad bidra til dette ved å legge til rette for nok mat, nok søvn og gode sosiale forhold. Trenerne har først og fremst et sportslig ansvar, så god dialog mellom reiseledere og trenere er viktig.
Alle barn under 12 år skal ha følge av foresatte eller en annen voksen dersom reisen innebærer overnatting. Alle foresatte som deltar på reisen, skal bistå reiselederne om det er nødvendig.
Under stevnet ivaretas de samme oppgavene som for lagleder.
Noen enkle regler alle må følge når vi er på tur:
For at vi skal få god læring, god trivsel og gode resultater, er det viktig med klare spilleregler, gode holdninger og god disiplin, i tillegg til fokus og innsatsvilje.
Vårt mål er å være en attraktiv svømmeklubb, ikke bare på resultater, men også på trivsel og samhold. For å nå dette må også utøverne ta ansvar for at treningene blir bra og trivelige.
Vi ønsker disiplin med et smil, men det forutsetter at utøverne følger reglene og ikke ødelegger treningen, verken for seg selv eller andre.
Utøverne i klubben vår forventes å
Sandefjord Svømmeklubb ønsker engasjerte foreldre som er interessert i barnas aktiviteter. Vi er også avhengige av foreldre for å drive klubben, og ønsker et godt samarbeid.
Er du forelder til en av utøverne våre? Da forventer vi at du
Klubbens retningslinjer er i tråd med Olympiatoppens anbefalinger om hvordan man er en god idrettsforelder.
Sandefjord Svømmeklubb har som mål å øke trivselen og tryggheten i vann blant befolkningen i regionen vår.
Vi ønsker at barna skal bli trygge, selvstendige og glade i vann, og lære å svømme. Vi prioriterer derfor sikkerhet og trivsel høyt. Som deltaker eller forelder til en deltaker på svømmeskolen vår er det fint om du setter deg inn i disse punktene:
Trenere skal bidra med sin kunnskap og sine ferdigheter til at Sandefjord Svømmeklubb når sine mål og klubbens visjon.
Alle trenere forventes å være sterkt motiverte, engasjerte og profesjonelle, og opptatt av aktivt å bidra til at klubben utvikles og at medlemmene presterer og trives.
Trenerne forventes å gå foran som gode eksempler og forbilder for utøverne. Skal vi kunne stille krav til utøverne, må vi også stille krav til trenerne. I SaS ønsker vi at trenerne skal jobbe i et team der de utvikler, utfyller og utfordrer hverandre. Ved uenighet mellom trenere er hovedtrenerens vurdering avgjørende.
Rent idrettslag er et konsept innen forebyggende antidopingarbeid, utviklet av Stiftelsen Antidoping Norge i samarbeid med Norges idrettsforbund og Norsk Tipping.
Vi tar avstand fra all bruk av dopingmidler, og arbeider i tråd med vår verdiprofil som et rent idrettslag.
Alle medlemmer har tilgang til oppdatert informasjon om antidoping hos Antidoping Norge.
Alle ansatte, tillitsvalgte, medlemmer og representanter for klubben skal følge klubbens retningslinjer for rusmidler.
Slik gjør du dersom du oppdager mobbing
Klubbens retningslinjer er i tråd med idrettens retningslinjer mot seksuell trakassering og overgrep.
